Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

Atticura is een handelsnaam. Wij zijn verantwoordelijk voor het gebruik van je gegevens op atticura.com. Je bereikt ons via team@atticura.com.

2. Welke gegevens we gebruiken

• Je account: je naam en e-mailadres. Je wachtwoord bewaren we niet leesbaar.
• Je vragen en berichten: wat je ons schrijft, onze antwoorden en de data waarop dat gebeurde.
• Je btw-aangifte: de periode, je antwoorden op de vragen in het formulier, je facturen of je overzicht, en de bedragen die we daaruit halen. Op facturen staan ook gegevens van je klanten en leveranciers (zoals naam, adres en btw-nummer). Die gebruiken we alleen om je aangifte op te stellen.
• Je aangifte inkomstenbelasting: het belastingjaar, je antwoorden op de vragen in het formulier en je documenten, zoals je jaaropgaaf, je WOZ-beschikking en overzichten van je bank en hypotheek, en die van je fiscale partner als jullie samen aangifte doen. Daarin kunnen gevoelige gegevens staan, bijvoorbeeld over je gezondheid (zorgkosten) of je giften. Die gebruiken we alleen voor je aangifte. Je burgerservicenummer (BSN) hebben we niet nodig: dek het af voordat je een document uploadt. Staat het er toch op, dan nemen we het niet over in wat we voor je schrijven. Voor het gebruik van gevoelige gegevens, en voor de gegevens van je partner, vragen we in het formulier apart je toestemming. Ben je directeur-grootaandeelhouder, dan gebruiken we ook gegevens over je bv, je aandelen, je salaris, dividend en leningen bij de bv. Laat je de vennootschapsbelasting van je bv over hetzelfde jaar ook door ons opstellen, dan gebruiken we die cijfers ook voor je aangifte.
• Je aangifte vennootschapsbelasting: de naam van de bv, het boekjaar, je antwoorden op de vragen in het formulier, de jaarrekening of proef- en saldibalans en de andere documenten die je meestuurt, en de bedragen die we daaruit halen. Daarin kunnen ook gegevens staan van de bestuurders en aandeelhouders (zoals hun naam, een lening of hun salaris) en van klanten en leveranciers. Die gebruiken we alleen om de aangifte op te stellen.
• Je vragen bij Direct antwoord: de vraag die je aan de AI stelt, het antwoord, de bronnen en het moment. Zet daar geen namen, BSN of andere persoonlijke gegevens in: dat is voor een antwoord niet nodig.
• Je feedback: als je die geeft nadat je dossier is afgerond, je cijfer en je toelichting, en of we je reactie met je voornaam op de site mogen tonen.
• Je documenten: de bestanden die je meestuurt, zoals een aanslag, loonstrook of contract. Die kunnen gegevens bevatten over je inkomen, je vermogen, je gezin of je bedrijf.
• Technische gegevens: je IP-adres en het moment waarop je de site gebruikt. Die gebruiken we om de site te beveiligen en misbruik tegen te gaan. Voor het tellen van pogingen (bijvoorbeeld bij inloggen) bewaren we het IP-adres alleen onherkenbaar gemaakt (als hash), en maar kort. Onze hostingpartij houdt voor de beveiliging korte tijd technische logboeken bij, met IP-adres.

Stuur niet meer dan nodig. Je burgerservicenummer (BSN) hebben we niet nodig: maak het onleesbaar in documenten voordat je ze stuurt. Stuur gegevens over je gezondheid, geloof, lidmaatschap van een vakbond of over strafbare feiten alleen mee als je vraag daar echt over gaat (bijvoorbeeld aftrek van zorgkosten), en niet meer dan nodig. We gebruiken ze alleen om die vraag te beantwoorden.

Gegevens van anderen, zoals van je partner of kinderen, gebruiken we alleen voor je vraag. Laat hen weten dat je ze met ons deelt.

Wat moet je geven? Zonder je naam, je e-mailadres en je vraag kunnen we je niet helpen. Documenten zijn niet verplicht, maar zonder de juiste informatie kan ons antwoord minder precies zijn.

3. Waarvoor we je gegevens gebruiken

• Je vraag beantwoorden en met je mailen over je vraag. Dat is nodig om de afspraak met jou uit te voeren. Bij Direct antwoord mailen we je alleen als je daar zelf om vraagt.
• De site veilig en bruikbaar houden en misbruik voorkomen. Dat doen we omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben.
• Onze antwoorden beter maken. De adviseur ziet wat er in concepten moest worden verbeterd en wat klanten in hun feedback zeggen, en gebruikt dat om volgende antwoorden beter te maken. Dat doen we omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben: goede antwoorden. Dat blijft bij Atticura; we publiceren of verkopen je gegevens nooit.
• Ervaringen op de site tonen, alleen als je daar bij je feedback toestemming voor geeft: je reactie met je voornaam. Je kunt die toestemming altijd intrekken; dan halen we je reactie weg.

4. Hoe we AI gebruiken

Een AI-model van het bedrijf Anthropic leest je vraag en documenten, zoekt de regels op die gelden en maakt een concept-antwoord. Daarna controleert een adviseur van Atticura het concept, past het aan waar nodig en tekent het af. Pas dan krijg je het antwoord.

Bij Direct antwoord krijg je het antwoord van het AI-model zonder dat een adviseur het eerst controleert. Dat staat er steeds duidelijk bij. Het antwoord is informatie voor jou; er wordt geen besluit over je genomen. Een adviseur van Atticura kan je vraag en het antwoord achteraf lezen, om de kwaliteit te bewaken en de antwoorden te verbeteren. Wil je dat een expert het antwoord controleert, dan kan dat met één klik; het wordt dan een gewone vraag.

• Anthropic gebruikt wat wij sturen niet om zijn AI-modellen te trainen.
• Anthropic verwijdert wat wij sturen binnen 30 dagen. Alleen als hun systemen mogelijk misbruik signaleren, kunnen ze het langer bewaren (tot 2 jaar) om dat te onderzoeken.
• Het model zoekt op internet en in officiële bronnen (zoals wetten.overheid.nl en rechtspraak.nl) naar de regels die gelden. We geven het de opdracht nooit je naam, BSN, adres of bedragen in een zoekopdracht te zetten. Zoeken op internet loopt via een zoekdienst die Anthropic daarvoor gebruikt.

5. Wie je gegevens nog meer ziet

Alleen jij en de adviseur van Atticura kunnen je vragen, antwoorden en documenten zien. Daarnaast gebruiken we bedrijven die voor ons werken (verwerkers). Zij mogen je gegevens alleen voor ons gebruiken:

• Supabase: database en opslag van je account, vragen en documenten. Je gegevens staan op servers in Frankfurt (Duitsland).
• Vercel: hosting van de website. De website verwerkt je gegevens op servers in Frankfurt (Duitsland); vaste onderdelen van de site (zoals opmaak) komen van servers dicht bij jou, ook buiten Europa.
• Anthropic: het AI-model (zie hierboven). Verwerking in de Verenigde Staten.
• Resend: het versturen van onze e-mails, zoals bevestigingen en meldingen. Verwerking in de Verenigde Staten.
• Zoho: de mailbox van team@atticura.com, voor als je ons mailt. Je mails staan op servers in de Europese Unie.

Supabase, Vercel, Anthropic en Resend zijn Amerikaanse bedrijven. Gaan gegevens naar een land buiten de Europese Unie, zoals de Verenigde Staten, of kan een bedrijf daar bij je gegevens, dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de wet daarvoor eist, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Verder geven we je gegevens alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht.

6. Hoe lang we je gegevens bewaren

• Beantwoorde vragen, met berichten, documenten en feedback: 5 jaar nadat je vraag is afgerond. Dan kun je er bij een vervolgvraag of een controle van de Belastingdienst nog op terugvallen. Daarna verwijderen we alles.
• Vragen bij Direct antwoord, met het antwoord van de AI: 1 jaar nadat je de vraag stelde. Daarna verwijderen we ze. We kunnen ze ook eerder verwijderen. Laat je een antwoord controleren door een expert, dan wordt het een gewone vraag en geldt de termijn hierboven.
• Vragen die niet zijn afgerond (bijvoorbeeld omdat we nog op informatie wachten): 5 jaar na de laatste wijziging.
• Je account: zolang er vragen in staan. Staan er geen vragen (meer) in, dan verwijderen we het als je 2 jaar niet hebt ingelogd.
• Niet afgemaakt: een vraag of een account dat je niet via de e-mail hebt bevestigd, verwijderen we na 7 dagen. Een upload die halverwege stopte, na een paar uur.

Wil je dat we eerder verwijderen? Mail ons, dan doen we dat (zie hieronder).

7. Hoe we je gegevens beveiligen

• De verbinding met de site is altijd versleuteld.
• Documenten staan in afgeschermde opslag. Openen kan alleen via een link die na korte tijd verloopt, en alleen voor jou en de adviseur.
• De database controleert bij elk verzoek wie je bent en wat je mag zien.

8. Jouw rechten

Je mag ons vragen om:

• je gegevens in te zien, en een kopie te krijgen (ook om aan een ander te geven);
• onjuiste gegevens te verbeteren;
• je gegevens te verwijderen, of je account helemaal;
• het gebruik van je gegevens te beperken, of je tegen een bepaald gebruik te verzetten;
• een toestemming in te trekken.

Mail daarvoor naar team@atticura.com, vanaf het e-mailadres van je account. We reageren binnen een maand. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We horen het natuurlijk graag eerst van jou.

9. Cookies

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de site te laten werken: een cookie dat je ingelogd houdt, een cookie dat onthoudt dat je de uitnodigingscode hebt ingevuld, en een kort geldig cookie als je je wachtwoord instelt. We gebruiken geen cookies om je te volgen of voor advertenties, en geen bezoekersstatistieken van anderen.

10. Wijzigingen

Passen we deze privacyverklaring aan, dan zie je dat aan de datum bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je weten. Lees ook onze voorwaarden.